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Tecnología

Alcoa pone a los trabajadores de primera línea en el centro de su transformación digital

Alcoa, compañía con sede en Pittsburgh, es un líder mundial en producción de bauxita, alúmina y aluminio, y tiene presencia en 10 países, entre ellos España. Recientemente, la compañía ha apostado por Microsoft 365 con el objetivo de mejorar la comunicación y reducir la complejidad de los procesos.

Los empleados de la compañía en Islandia comenzaron la adopción de Microsoft Teams y Microsoft 365, lo que les permitió acceder a la información empresa desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, gestionar los horarios de forma eficiente, agilizar los procesos y mejorar la comunicación.

“Todo el mundo en Alcoa cuenta con conocimientos especializados y al compartirlos podemos contribuir a mejorar nuestra empresa. Esa es nuestra filosofía centrada en el trabajador, y Microsoft Teams nos está ayudando a lograrlo.” – Dagmar Ýr Stefánsdóttir, responsable de Comunicación y Relaciones Públicas de Alcoa.

Alcoa Fjarðaál es una fundición de aluminio con vistas a un fiordo cerca de Reyðarfjörður, Islandia. Construida en esta ubicación geográfica para aprovechar los recursos de energía renovable de una central hidroeléctrica cercana, la instalación funciona las 24 horas del día, los siete días de la semana. La actividad ininterrumpida en una ubicación remota supone un reto para los trabajadores de primera línea: ¿Cómo gestionar los turnos de un modo eficiente? ¿Cómo mantenerse al día con los horarios o solicitar permisos? ¿Cómo comunicarse con los gerentes, con el departamento de recursos humanos o con otros empleados de la planta?

Todas estas tareas se veían frenadas por un entorno informático limitado al correo electrónico, al que los empleados solo podían acceder en el trabajo. Esta situación provocó que varios trabajadores comenzasen a investigar el uso de servicios externos, como herramientas de mensajería disponibles públicamente, para comunicarse de un modo más ágil, situación que hubiera generado riegos en cuanto a la protección de la información de Alcoa.

Ante esta situación, la planta de Fjarðaál formó un comité para encontrar una solución que mejorara las comunicaciones. “Los empleados buscaban soluciones por su cuenta para resolver sus problemas. Querían construir una comunidad y promover un sistema de comunicación ágil para conectar a los trabajadores de la planta con el resto de la compañía y darles voz”, señala Allison Koch, responsable del equipo de colaboración de Office 365 en Alcoa.

Finalmente, la solución vino de la mano del equipo de Alcoa ITAS (Soluciones de Tecnología de la Información y Automatización), quien demostró cómo Microsoft 365 y Microsoft Teams podían satisfacer sus necesidades y servir de ejemplo para otras ubicaciones de Alcoa.

Colocando los cimientos

En 2016, Alcoa Corporation se convirtió en una organización independiente. “La separación de la antigua Alcoa Inc. en dos empresas proporcionó a la nueva Alcoa la oportunidad de simplificar y reducir la complejidad”, explica Peter Stamp, CIO de Alcoa.

Como empresa más dinámica, Alcoa se centró en desplegar rápidamente las soluciones de Microsoft 365, que combina Office 365, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security para que los empleados puedan colaborar de forma segura.

“Como parte de nuestra transformación digital, estamos trabajando para poner más información y recursos en manos de nuestros empleados de primera línea. Con ello conseguimos que estén plenamente conectados a los productos y procesos, dándonos información que nos ayude a mejorar continuamente en lo que llamamos un enfoque centrado en el trabajador”, explica Stamp.

“Nuestro primer paso fue trasladar las soluciones locales a la nube, lo que nos proporcionó una mayor eficiencia”, indica Koch. Esta migración a la nube permitió que la compañía se pudiera centrar en su prioridad: solucionar los problemas de comunicación a los que se enfrentan los trabajadores de primera línea de Fjarðaál.

Buscando la mejor solución

El personal de Alcoa ITAS viajó desde Pittsburgh para reunirse con el comité de Fjarðaál en Islandia para comprender mejor los problemas y objetivos de la compañía.

“Una de las cosas que escuchamos en las reuniones es que todo el mundo usaba Facebook, por eso pensaron que Facebook Workplace sería la mejor solución, porque la gente ya lo conocía”, explica Koch. “Les mostramos que los empleados tendrían que cambiar las aplicaciones de sus cuentas personales de Facebook para comunicarse a través de Facebook Workplace. También les explicamos nuestras preocupaciones de seguridad con Facebook y por qué creíamos que Alcoa no debía compartir datos en ese entorno”.

Alcoa se dio cuenta de que necesitaba una plataforma única, intuitiva y potente para conectar mejor a sus trabajadores y proporcionarles las herramientas necesarias para un mejor desempeño de su trabajo. Necesitaba adelantarse al riesgo que representaban las aplicaciones y plataformas no aprobadas por ITAS.

“Teníamos muchos empleados que utilizaban productos de consumo porque necesitaban hacer su trabajo, e ITAS históricamente no podía proporcionar las herramientas que necesitaban. Eso ciertamente creó preocupaciones desde el punto de vista de la seguridad”, dice Koch. “Microsoft 365 nos ofrece un entorno más seguro para todas esas conversaciones, con mejores protecciones contra amenazas externas. Ese fue un verdadero punto de venta para nuestro grupo de seguridad”.

Operaria de Alcoa

Reduciendo la complejidad

El equipo del ITAS confió en Microsoft Teams, parte de Office 365, y solicitó poner en machar una prueba de concepto. El piloto se basaba en crear canales dentro de Teams con información que los empleados solicitaban con frecuencia, como los horarios de los autobuses y los menús de la cafetería.

Estos canales facilitaron que los operadores de planta se conectasen con los trabajadores de Fjarðaál y con otros empleados de Alcoa para crear una comunidad. La prueba de concepto fue un éxito y rápidamente se convirtió en una solución completa que incluía capacidades como chat, voz, reuniones, uso compartido de archivos y turnos, a los que los empleados podían acceder fácilmente desde sus dispositivos móviles personales.

“Antes de Microsoft 365, no podíamos acceder a ninguno de nuestros recursos fuera de la red de Alcoa sin una VPN o un dispositivo gestionado”, explica Koch. “Ahora con Microsoft 365, la gente puede utilizar las herramientas en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y eso fue una auténtica revolución para nosotros”.

Al incorporar en Microsoft Teams todas las soluciones utilizadas por su personal de primera línea, Alcoa Fjarðaál permitió a sus operadores encontrar rápidamente la información que necesitaban. “Puede ser un desafío localizar lo que necesitas, especialmente si eres un empleado que trabaja desde tu dispositivo móvil y no tienes mucho tiempo para buscarlo y encontrarlo”, explica Koch. “Ahora, Microsoft Teams es el punto de partida para obtener toda la información.”

Trabajadores de Alcoa

Facilitando la planificación

Un reto importante para el personal de Fjarðaál era la planificación, garantizando que los trabajadores estuvieran allí para mantener la planta en funcionamiento sin interrupción. Antes del cambio, la planta tenía una gran pizarra magnética que mostraba dos meses de turnos y en la que cada empleado estaba representado por un imán. Este sistema generaba bastantes problemas de organización, ya que el personal sólo podía ver la pizarra si se encontraban en el trabajo, por lo que podían perderse fácilmente cambios en el horario.

Cuando los responsables necesitaban que alguien fuese a hacer un turno, tenían que llamar directamente a esa persona, a menudo a altas horas de la noche. Ahora, con la tecnología de Microsoft Teams, los responsables gestionan la planta usando Turnos, una funcionalidad de Microsoft Teams que mantiene a los trabajadores de primera línea conectados y sincronizados, a la que se puede acceder desde cualquier teléfono móvil. Este nuevo sistema ha logrado resolver el problema de trabajadores que faltan a las guardias por descoordinación, y la tasa de absentismo se ha reducido a casi cero.

“Antes, tenía que revisar la pizarra para ver si había turnos disponibles, buscar mi imán y ponerlo en el turno que quería, y volver unos días después para ver si estaba aprobado. Ahora, puedo abrir Turnos en mi teléfono, ver el horario y hacer clic sobre el calendario para solicitarlo. Es realmente fácil”, dice Birna Dögg, trabajadora de la planta.

“La aplicación Turnos en Teams es mucho más eficiente para organizar a la gente”, dice Friopjófur Tómasson, supervisor de planta. “Si tuviera que usar una palabra para describir lo que Teams significa para mí, esa sería ‘eficiencia’”. Turnos me ahorra al menos una hora al día”.

Afinando los cambios de turno

Los trabajadores de planta también resolvieron el desafío de los cambios de turno a través de Teams. Antes de las soluciones de Microsoft, los empleados enviaban un correo electrónico al final de cada turno con información para los operadores del siguiente turno. Sin embargo, los trabajadores sólo podían acceder al correo electrónico en la planta y a menudo no recibían estos mensajes. Sindri Már Smárason, operador de la planta, explica: “Sin Microsoft Teams no podríamos comunicarnos entre turnos. No obtendría ninguna información hasta que apareciera en la máquina de fundición donde trabajo”.

Smárason ahora lee las notas de los turnos en Teams durante su viaje en autobús a la planta. Y añade: “Me siento mucho más conectado porque sé lo que se espera de mí antes de llegar. Si alguien quiere contactar conmigo, puede enviarme un mensaje directamente y lo veo casi al momento. Ya que todos tienen teléfonos en sus bolsillos, la aplicación Teams es el futuro del centro de trabajo.”

Vista de la planta de Alcoa cerca del fiordo Reyðarfjörður

Construyendo una comunidad

Como el mayor empleador de una zona rural, Alcoa se esfuerza por ofrecer un gran lugar de trabajo que atraiga a los mejores trabajadores. “Nos centramos mucho en la diversidad y la inclusión. Queremos atraer a cualquier persona interesada en trabajar para Alcoa, independientemente de su sexo o edad, y queremos llegar a ellos de forma interactiva, independientemente de dónde se encuentren”, afirma Dagmar Ýr Stefánsdóttir, directora de Comunicación y Relaciones Públicas de Alcoa Fjarðaál.

Birna Dögg, trabajadora de la planta, explica cómo Teams ha mejorado las comunicaciones y el compromiso de los empleados: “Con Teams en mi teléfono, puedo recibir mensajes en cualquier momento, así que ya no me pierdo avisos importantes. También me gusta utilizar la capacidad de chatear en Teams porque puedo enviar un mensaje a quien quiera y ellos responder cuando les venga mejor. Usamos emojis y GIFs, e incluso bromeamos. No tenemos por qué hablar solo cuando suceda algo grave”.

Alcoa Fjarðaál ha establecido la estructura de comunicación bidireccional que quería ofrecer a los empleados a través de Microsoft Teams. Ahora, el personal de la planta puede compartir ideas y conectarse con sus compañeros en la oficina corporativa. “Todo el mundo en Alcoa es un experto y todos podemos contribuir a mejorar nuestra empresa. Esa es nuestra filosofía centrada en el operador, y Teams nos están ayudando a lograrlo”, indica Stefánsdóttir.

Expansión global

Alcoa está utilizando la exitosa adopción de Microsoft Teams por parte de Fjarðaál para demostrar su potencial a otras plantas. “Alguien puede tener un problema en Fjarðaál que otra persona en Brasil ya ha resuelto. Ahora somos capaces de proporcionar esas conexiones para que la gente tenga conversaciones que antes no eran posibles”, explica Koch. “La capacidad de Teams para traducir idiomas es sin duda un factor de cambio para nosotros como empresa global, ya que el lenguaje actúa menudo como una barrera. Ahora, gracias a Microsoft Teams, los empleados también pueden chatear en su lengua materna y romper esas barreras”.

Tags: microsoft 365, Office 365, seguridad, teams, windows 10

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